Dal 1° gennaio 2019, in Italia verrà imposto l’obbligo di fatturazione elettronica tra professionisti e imprese private, andando a completare il quadro di digitalizzazione portato avanti dall’Agenzia delle Entrate con i precedenti decreti relativi all’emissione di fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione.
Data la vastità della tematica, questa è stata suddivisa in due articoli specifici. Se conosci già la fattura elettronica e sei interessato a scoprire di più su cos’è il sistema di interscambio, come usarlo per inviare e ricevere le fatture e tanto altro, resta in contatto con noi iscrivendoti alla newsletter, in modo da poter leggere l’articolo il giorno stesso della pubblicazione.
In questo articolo, troverai:
Questa modifica normativa consentirà una migliore gestione dell’attività contabile, andando a semplificare e a rendere trasparenti tutte le transazioni tra privati con Partita IVA residenti o stabiliti in Italia, oltre che con aziende e con la stessa Agenzie delle Entrate. Tutto questo produrrà non soltanto un risparmio concreto in termini di carta e spazio, ma andrà anche a ridurre i tempi di registrazione e verifica della fattura stessa, diventando un ottimo strumento contro l’evasione fiscale.
Anche all’interno del mondo della ristorazione, il decreto sulla fatturazione elettronica produrrà dei cambiamenti significativi che completeranno il quadro proposto dalla legge 244 del 24 dicembre 2007. Se sei un ristoratore interessato a capire come poter gestire la tua attività alla luce delle novità introdotte, di seguito alcune indicazioni che ti aiuteranno a capire che cos’è una fattura elettronica e quando e come emetterla nel tuo locale.
Ovviamente, per essere sicuro di non commettere errori, consulta il tuo commercialista o il tuo consulente fiscale per una corretta comprensione di tutti gli adempimenti previsti, anche in considerazione degli elementi specifici della tua attività o di quella del destinatario della fattura (es. regime minimi, regime forfettario ecc.).
Che cos’è una fattura elettronica
Per fattura elettronica si intende un foglio digitale in formato standard XML (Extensible Markup Language) in cui sono presenti gli stessi dati di una fattura cartacea. Questo tipo di file digitale consente una trasmissione istantanea (e comunque entro le 24 ore dall’emissione della fattura elettronica in formato XML) al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, potendo così individuare eventuali errori e mancanze in tempo reale e, rendendo possibile, di conseguenza, una maggiore trasparenza e semplicità di organizzazione fiscale.
A seguito della trasmissione della fattura elettronica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, è possibile ricevere una notifica sulla correttezza dei dati inseriti o un’eventuale messaggio di errore, in modo da poter evitare qualsiasi tipo di sanzione in caso di informazioni errate.
Delle diverse modalità possibili per la trasmissione del file in formato XML al Sistema di Interscambio ti parleremo più in dettaglio in un altro articolo.
NOTA BENE: Al momento dell’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, l’emissione di fattura in formato cartaceo verrà considerato al pari di non avere emesso alcuna fattura.
I vantaggi della fatturazione elettronica
- Meno carta: eliminazione di tutti i costi relativi a stampa e archiviazione dei documenti cartacei
– - Risparmio stimato tra 8 e 11 Euro se emetti più di 3.000 fatture all’anno
– - Collegamento diretto e sicuro con l’Agenzia delle Entrate
– - Un numero minore di errori all’interno dei documenti e, conseguentemente, minori rischi di sanzione
– - Eliminazione della possibilità di smarrimento dei documenti
– - Migliore gestione del tuo business
– - Pagamenti più veloci
Fattura elettronica: come e quando emetterla
In questa sezione troverai indicazioni su quando dovrai emettere la fattura elettronica se sei un ristoratore, alla luce delle novità che entreranno in vigore da partire dal 1° gennaio 2019.
Innanzitutto, è importante chiarire che non cambiano gli obblighi generali di emissione di fattura da parte dei ristoranti.
In particolare, se il cliente richiede la stessa per la detrazione successiva dell’IVA è obbligatorio emettere una fattura e, dal 1° gennaio 2019, l’unica modifica è che per essere valida dovrà essere in formato digitale.
Per quanto riguarda le fatture emesse verso clienti identificati con il termine di consumatori (che non sono imprese o possessori di Partita IVA) la fattura dovrà essere emessa obbligatoriamente, in ogni caso, in formato elettronico. Una copia della fattura elettronica dovrà essere rilasciata immediatamente dall’esercente al cliente in forma cartacea (o inviata via email), a meno che quest’ultimo rifiuti di riceverla.
In pratica, ogni qualvolta emetterai una fattura nel tuo locale verso un professionista con partita IVA, un’impresa o un consumatore finale, la sola fattura cartacea non sarà più considerata valida. Attraverso un software gestionale, che consente la creazione di file XML in automatico, potrai trasmettere la fattura al cliente passando per il Sistema di Interscambio fornito dall’Agenzia delle Entrate che verificherà la completezza dei dati forniti.
Il Sistema di Interscambio è collegato direttamente al sito dell’Agenzia delle Entrate, quindi inviando le fatture si adempie contestualmente anche all’obbligo di memorizzazione e invio delle fatture. Allo stesso modo riceverai una fattura elettronica da parte dei tuoi fornitori, che potrai scaricare dall’area riservata nel sito dell’Agenzia dell’Entrate o dalla tua PEC fornita in fase di registrazione.
NOTA BENE: L’obbligo elettronico è solo per persone residenti o stabilite in Italia. Nelle altre nazioni europee infatti le leggi in questo ambito sono ancora in fase di sviluppo. Ad esempio, Germania e Portogallo, non presentano obbligo di fattura elettronica, mentre in Spagna, Olanda e Svezia (come in Italia fino al 1° gennaio 2019) è presente l’obbligo soltanto verso la Pubblica Amministrazione.
Come conservare le fatture elettroniche
Grazie al sistema di fatturazione elettronica, tutti i dati possono essere salvati in un cloud e tenuti a disposizione per un tempo pressoché illimitato (l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche emesse è di 10 anni). Attualmente, esistono tre modalità di conservazione per le fatture elettroniche:
- Servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate: all’interno della tua area personale ti verrà richiesto di aderire all’accordo di servizio stipulato con Sogei Spa, azienda che ha messo a disposizione i server per la conversazione delle fatture in formato XLM. Se aderisci al servizio, la conservazione delle fatture avviene in automatico.
– - Servizio di conservazione alternativo: puoi conservare una copia della fattura anche tramite servizi terzi a patto che venga garantita immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità della stessa. Attualmente i formati di conservazione alternativi consentiti (oltre al file XLM originale) sono soltanto PDF, JPG o TXT. In questo caso devi scaricare la fattura, convertirla e memorizzarla manualmente.
— - Formato cartaceo (valido fino al 1° gennaio 2019): imprese e professionisti possono archiviare tutte le fatture in formato cartaceo fino al momento dell’entrata in vigore della legge.
CONTATTACI per maggiori informazioni sulla fatturazione elettronica con il nostro software gestionale Servyto.
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