A seguito dell’entrata in vigore della legge sull’obbligo di fatturazione elettronica tra imprese e privati, il Sistema di Interscambio assumerà un ruolo di collegamento fondamentale nelle transazioni B2B e B2C.
Nell’articolo precedente dedicato alle fatture elettroniche, ti abbiamo descritto che cos’è una fattura elettronica, quali vantaggi offre, come e quando emetterla e quali modalità utilizzare per conservarla.
In questo articolo illustreremo:
- Che cos’è il Sistema di Interscambio
- Come accedere per inviare e ricevere fatture
- Quali canali di comunicazione vengono accettati
- Quando trasmettere la fattura con questo sistema
Che cos’è il Sistema di Interscambio?
Il SdI è una piattaforma fornita dall’Agenzia delle Entrate che si occupa di ricevere e inviare le fatture elettroniche in formato XML, validare i flussi delle fatture, verificare la correttezza, autenticità e univocità dei dati trasmessi e notificare l’esito dell’invio o della ricezione.
Questo sistema di trasmissione delle fatture non è totalmente una novità, dato che viene già utilizzato da circa 4 anni per gestire la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione. A partire dal 1° gennaio 2019, il suo utilizzo verrà imposto a imprese e privati, motivo per cui è necessario essere preparati prima dell’entrata in vigore del decreto.
Sistema di Interscambio: come funziona
Per evitare di incorrere in spiacevoli sanzioni, abbiamo realizzato una breve guida che ti aiuterà a capire come usare il SdI per poter inviare e ricevere le tue fatture in formato elettronico e in modo automatizzato.
1. Come accedere al SdI per inviare e ricevere fatture
Innanzitutto, è importante avere ben chiaro come accedere a questa piattaforma. Attraverso il sito dell’Agenzia dell’Entrate, è necessario registrarsi e avere sempre a disposizione il PIN Agenzia Entrate o la CNS (Carta nazionale dei servizi) o lo SPIN (Pin di identità digitale) per i login successivi.
Per ricevere le fatture, inoltre, è fondamentale registrarsi al portale Fatture e Corrispettivi, indicando una modalità di ricezione valida tra i canali di comunicazione compatibili disponibili. Da quel momento, il SdI, invierà sempre una copia della fattura elettronica nella modalità indicata.
2. Quali canali di comunicazioni vengono accettati
Non tutte le modalità di invio e ricezione file online sono compatibili con il SdI. Il decreto specifica che è possibile utilizzare soltanto una tra queste modalità:
- PEC (posta elettronica certificata).
- Terminali remoti FTP.
- Applicazioni web service compatibili.
- Sito web o app ufficiale.
3. Quando deve essere trasmessa la fattura
Una volta effettuato l’accesso e impostato il proprio metodo di ricezione e invio fatture preferito, è possibile iniziare a trasmettere le fatture. Questa deve essere pre-compilata in formato XLM, utilizzando un software specifico per la creazione di questi file.
Dopo la creazione della fattura XLM hai fino a 24 ore* per trasmetterla attraverso il SdI. Il sistema verificherà la correttezza dei dati inseriti e produrrà uno tra questi risultati:
- Fattura verificata, validata e inoltrata al destinatario. Dopo aver scansionato i dati presenti all’interno del file, se tutto è stato scritto in maniera corretta, la fattura verrà inviata al destinatario. Se il sistema riesce a consegnarla entro 5 giorni, la fattura può essere considerata emessa e valida. Se il sistema non riesce a consegnarla per 5 giorni, verrà notificata la mancata consegna. In questo caso il mittente dovrà verificare che il proprio canale di comunicazione stia funzionando correttamente, che non siano presenti altri malfunzionamenti tecnici sulla rete, di aver inserito un indirizzo PEC valido per il destinatario/intermediario e, soprattutto, comunicare a quest’ultimo della mancata consegna. Ai fini fiscali la fattura sarà comunque valida e disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate sia per il mittente che per il destinatario/intermediario.
– - Fattura errata e rifiutata. Se durante il controllo vengono identificati degli errori o delle parti mancanti, il mittente riceve un avviso di mancata accettazione del file. La fattura viene considerata non emessa. In questo caso hai fino a 5 giorni per trasmettere la fattura, accertandoti di compilare tutti i campi correttamente.
Da sottolineare che tutte le comunicazioni vengono inviate attraverso il canale di comunicazione scelto, tra quelli disponibili presentati nel punto precedente di questa guida.
*Il decreto fiscale 2019 prevede la possibilità di emettere la fattura entro 10 giorni dalla operazione a cui si riferisce. Una fattura si considera emessa quando trasmessa al SDI e validata da parte del SDI.
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